Email Formal Bahasa Mandarin: Struktur dan Contoh

Email formal dalam bahasa Mandarin adalah alat komunikasi penting dalam dunia profesional, terutama untuk berinteraksi dengan mitra bisnis, institusi, atau universitas di Tiongkok. Berbeda dengan email dalam bahasa Indonesia atau Inggris, email Mandarin memiliki struktur dan etiket khusus yang mencerminkan budaya lǐ mào (sopan santun) dan guānxì (hubungan interpersonal). Memahami cara menulis email formal ini dapat meningkatkan kesan profesional dan membuka peluang karier atau studi di Tiongkok. Berikut adalah panduan struktur email formal dalam bahasa Mandarin, lengkap dengan contoh, serta tips untuk menghindari kesalahan umum. 

Struktur Email Formal Bahasa Mandarin

Email formal dalam bahasa Mandarin mengikuti format yang terorganisir, dengan penekanan pada sopan santun dan kejelasan. Berikut adalah struktur utama:

1. Baris Subjek (主题 / Zhǔtí)

• Tujuan: Ringkas, jelas, dan mencerminkan isi email.
• Tips: Hindari subjek yang terlalu umum atau ambigu. Gunakan kata-kata profesional seperti guānyú (tentang) atau shēnqǐng (permohonan).
• Contoh: 关于合作项目讨论 (Guānyú hézuò xiàngmù tǎolùn) – Tentang Diskusi Proyek Kerjasama.

2. Salam Pembuka (称呼 / Chēnghu)

• Tujuan: Menunjukkan rasa hormat kepada penerima dengan menyebut nama atau jabatan.
• Tips:
  • Gunakan zūnjìng de (yang terhormat) diikuti nama atau jabatan, misalnya Zhāng xiānshēng (Tuan Zhang) atau Lǐ jiàoshòu (Profesor Li).
  • Jika penerima tidak diketahui, gunakan gèwèi lǐngdǎo (para pemimpin) atau yǒuguān bùmén (departemen terkait).
• Contoh: 尊敬的李经理 (Zūnjìng de Lǐ jīnglǐ) – Yang Terhormat Manajer Li.

3. Kalimat Pembuka (开场白 / Kāichǎngbái)

• Tujuan: Memperkenalkan diri, menyebutkan tujuan email, dan menjalin hubungan awal.
• Tips:
  • Mulai dengan sapaan sopan seperti nín hǎo (halo) atau gǎnxiè nín de guānzhù (terima kasih atas perhatian Anda).
  • Jelaskan konteks atau referensi, misalnya tōngguò wáng xiānshēng jièshào (melalui perkenalan Tuan Wang).
• Contoh: 您好！我是来自印尼雅加达的张伟。通过王先生的介绍，我了解到贵公司正在寻找合作伙伴。(Nín hǎo! Wǒ shì láizì Yìnní Yǎjiādá de Zhāng Wěi. Tōngguò Wáng xiānshēng de jièshào, wǒ liǎojiě dào guì gōngsī zhèngzài xúnzhǎo hézuò huǒbàn.) – Halo! Saya Zhang Wei dari Jakarta, Indonesia. Melalui perkenalan Tuan Wang, saya mengetahui bahwa perusahaan Anda sedang mencari mitra.

4. Isi Utama (正文 / Zhèngwén)

• Tujuan: Menyampaikan informasi utama dengan jelas dan terstruktur.
• Tips:
  • Gunakan paragraf pendek untuk memudahkan pembacaan.
  • Gunakan bahasa formal seperti qǐng (mohon), xīwàng (berharap), atau jiànyì (saran).
  • Hindari slang atau frasa terlalu santai seperti hǎo ba atau méi wèntí.
• Contoh: 我们公司专注于电子商务，拥有十年以上经验，愿与贵公司探讨在东南亚市场的合作机会。希望能安排一次会议，详细讨论合作细节。(Wǒmen gōngsī zhuānzhù yú diànzǐ shāngwù, yǒngyǒu shí nián yǐshàng jīngyàn, yuàn yǔ guì gōngsī tàntǎo zài dōngnányà shìchǎng de hézuò jīhuì. Xīwàng néng ānpái yīcì huìyì, xiángxì tǎolùn hézuò xìjié.) – Perusahaan kami fokus pada e-commerce dengan pengalaman lebih dari 10 tahun dan ingin menjajaki peluang kerjasama di pasar Asia Tenggara. Kami berharap dapat mengatur pertemuan untuk membahas detail kerjasama.

5. Kalimat Penutup (结束语 / Jiéshùyǔ)

• Tujuan: Mengakhiri email dengan sopan, menunjukkan harapan tindak lanjut, dan rasa terima kasih.
• Tips:
  • Gunakan frasa seperti qídài nín de huífù (menantikan balasan Anda) atau gǎnxiè nín de shíjiān (terima kasih atas waktu Anda).
  • Hindari nada mendesak seperti qǐng jǐnkuài huífù kecuali benar-benar mendesak.
• Contoh: 期待您的回复，并感谢您的关注和支持！(Qídài nín de huífù, bìng gǎnxiè nín de guānzhù hé zhīchí!) – Menantikan balasan Anda dan terima kasih atas perhatian serta dukungan Anda!

6. Tanda Tangan (签名 / Qiānmíng)

• Tujuan: Memberikan identitas pengirim dan kontak untuk tindak lanjut.
• Tips:
  • Sertakan nama lengkap, jabatan, perusahaan, dan kontak (telepon, email).
  • Gunakan format sederhana dan profesional, hindari dekorasi berlebihan.
• Contoh:
  张伟
  市场部经理
  雅加达国际贸易有限公司
  电话：+62 897 8272 300
  邮箱：zhangwei@jakartatrade.com

7. Catatan Tambahan (Lampiran, jika ada)

• Tujuan: Menyertakan dokumen pendukung seperti proposal atau CV.
• Tips: Sebutkan lampiran dalam isi email dan beri nama file yang jelas, misalnya Hézuò jihuà_2025.pdf.
• Contoh: 附件中为合作计划书，敬请审阅。(Fùjiàn zhōng wéi hézuò jìhuà shū, jìng qǐng shěnyuè.) – Terlampir rencana kerjasama, mohon ditinjau.

Etiket Penting dalam Email Formal Mandarin

• Gunakan Bahasa Sopan: Selalu gunakan bentuk hormat seperti nín (Anda, formal) daripada nǐ (Anda, informal).
• Hindari Kesalahan Karakter: Salah menulis karakter, seperti xièxiè (terima kasih) menjadi xiěxiě, dapat merusak kesan profesional.
• Perhatikan Waktu Pengiriman: Kirim email pada jam kerja (08.00–17.00 waktu Beijing) untuk menunjukkan profesionalisme.
• Respon Tepat Waktu: Balas email dalam 24–48 jam, menggunakan frasa seperti gǎnxiè nín de láixìn (terima kasih atas email Anda).
• Hindari Emoji atau Slang: Emoji atau frasa seperti OK la tidak sesuai untuk email formal.

Contoh Email Formal Bahasa Mandarin

Berikut adalah contoh email formal untuk mengajukan kerjasama bisnis:

主题: 关于电子商务领域合作机会的探讨
(Zhǔtí: Guānyú diànzǐ shāngwù lǐngyù hézuò jīhuì de tàntǎo)
Subjek: Tentang Pembahasan Peluang Kerjasama di Bidang E-commerce

尊敬的李经理，
(Zūnjìng de Lǐ jīnglǐ,)
Yang Terhormat Manajer Li,

您好！
(Nín hǎo!)
Halo!

我是来自印尼雅加达国际贸易有限公司的市场部经理张伟。通过王先生的介绍，我了解到贵公司是电子商务领域的领先企业，特别是在东南亚市场具有强大影响力。
(Wǒ shì láizì Yìnní Yǎjiādá guójì màoyì yǒuxiàn gōngsī de shìchǎng bù jīnglǐ Zhāng Wěi. Tōngguò Wáng xiānshēng de jièshào, wǒ liǎojiě dào guì gōngsī shì diànzǐ shāngwù lǐngyù de lǐngxiān qǐyè, tèbié shì zài dōngnányà shìchǎng jùyǒu qiángdà yǐngxiǎng lì.)
Saya Zhang Wei, Manajer Departemen Pemasaran dari Jakarta International Trade Ltd., Indonesia. Melalui perkenalan Tuan Wang, saya mengetahui bahwa perusahaan Anda adalah pemimpin di bidang e-commerce, terutama dengan pengaruh kuat di pasar Asia Tenggara.

我们公司专注于电子商务和跨境贸易，拥有超过十年的行业经验。我们希望与贵公司探讨在东南亚市场的合作机会，特别是通过联合营销和物流优化实现双赢。附件中为初步合作计划书，敬请审阅。
(Wǒmen gōngsī zhuānzhù yú diànzǐ shāngwù hé kuàjìng màoyì, yǒngyǒu chāoguò shí nián de hángyè jīngyàn. Wǒmen xīwàng yǔ guì gōngsī tàntǎo zài dōngnányà shìchǎng de hézuò jīhuì, tèbié shì tōngguò liánhé yíngxiāo hé wùliú yōuhuà shíxiàn shuāngyíng. Fùjiàn zhōng wéi chūbù hézuò jìhuà shū, jìng qǐng shěnyuè.)
Perusahaan kami fokus pada e-commerce dan perdagangan lintas batas dengan pengalaman lebih dari 10 tahun. Kami berharap dapat menjajaki peluang kerjasama di pasar Asia Tenggara, khususnya melalui pemasaran bersama dan optimalisasi logistik untuk mencapai kemenangan bersama. Terlampir rencana kerjasama awal, mohon ditinjau.

希望能安排一次视频会议，进一步讨论合作细节。请告知您方便的时间。
(Xīwàng néng ānpái yīcì shìpín huìyì, jìnyībù tǎolùn hézuò xìjié. Qǐng gào zhī nín fāngbiàn de shíjiān.)
Kami berharap dapat mengatur pertemuan video untuk membahas detail kerjasama lebih lanjut. Mohon informasikan waktu yang sesuai untuk Anda.

期待您的回复，并感谢您的关注和支持！
(Qídài nín de huífù, bìng gǎnxiè nín de guānzhù hé zhīchí!)
Menantikan balasan Anda dan terima kasih atas perhatian serta dukungan Anda!

此致
(Cǐ zhì)
Hormat saya,

敬礼
(Jìnglǐ)
Salam hormat,

张伟
(Zhāng Wěi)
Manajer Departemen Pemasaran
雅加达国际贸易有限公司
(Yǎjiādá guójì màoyì yǒuxiàn gōngsī)
Jakarta International Trade Ltd.
电话 (Diànhuà): +62 897 8272 300
邮箱 (Yóuxiāng): zhangwei@jakartatrade.com

Kesalahan Umum dan Cara Menghindarinya

1. Subjek Tidak Jelas: Hindari subjek seperti Hézuò (kerjasama) tanpa konteks. Ganti dengan Guānyú 2025 nián hézuò jìhuà (Tentang Rencana Kerjasama 2025).
2. Nada Terlalu Santai: Frasa seperti hǎo ma (baik?) tidak sesuai. Gunakan qǐng kǎolǜ (mohon pertimbangkan).
3. Salam Tidak Sopan: Menulis Lǐ xiānshēng tanpa zūnjìng de dianggap kurang hormat. Selalu gunakan bentuk formal.
4. Struktur Berantakan: Pisahkan paragraf untuk perkenalan, isi, dan penutup agar mudah dibaca.
5. Tidak Menyebutkan Tindak Lanjut: Selalu sertakan frasa seperti qídài nín de huífù untuk mengundang respons.

Tips Menulis Email Formal Mandarin

1. Gunakan Template: Simpan template email formal untuk referensi cepat, sesuaikan isi sesuai kebutuhan.
2. Periksa Karakter: Gunakan alat seperti Google Translate atau Pleco untuk memastikan karakter Mandarin benar.
3. Pelajari Frasa Kunci: Hafal frasa seperti qǐng shěnyuè (mohon ditinjau) atau gǎnxiè nín de shíjiān (terima kasih atas waktu Anda).

Email formal dalam bahasa Mandarin membutuhkan struktur yang jelas, bahasa sopan, dan pemahaman budaya Tiongkok untuk menciptakan kesan profesional. Dengan mengikuti panduan di atas—dari subjek hingga tanda tangan—Anda dapat menulis email yang efektif untuk bisnis, akademik, atau kerjasama internasional.

Kenapa Harus Belajar di Panda Mandarin Education?
Untuk menguasai keterampilan menulis email formal dalam Mandarin dan memahami budaya bisnis Tiongkok, Panda Mandarin Education adalah pilihan terbaik. Kami menawarkan les interaktif untuk bahasa dan budaya, serta mendukung aplikasi beasiswa di 100+ universitas top Tiongkok!

Kami menawarkan berbagai program:

• Les Mandarin Jakarta Barat
• Les Mandarin Kelapa Gading
• Les Mandarin online & offline
• Les Mandarin home private

Kami juga mendukung Anda dalam:

• Pengurusan berkas
• Konsultasi jurusan
• Pengajuan visa pelajar

Dengan pengalaman mendampingi pelajar internasional, kami menjamin bimbingan terbaik untuk kesuksesan Anda.
📞 Hubungi Anna via WhatsApp di 0895 0827 5782 untuk info lebih lanjut.
Selamat belajar, dan raih peluang global bersama Panda Mandarin Education! 🐼✨